PTAお助けマニュアル

゛学校施設を利用したい、印刷物を配布したい、パソコンを使いたい、活動費の使い方を知りたい”
PTA活動で困ったときはココ！PTAお助けマニュアルをご覧ください。

施設の利用

部会・委員会・学年行事などで学校内の各施設を利用の際には、事前に、場所・日時を副校長に申し込んでください。
ただし、PTA室は申し込みの必要はありません。

• PTA室…印刷機・コピー機・パソコンが使用できます。
• 和室……1階・2階どちらも利用できます。テーブル・座布団がそろっていて、クラス会などの多人数にも対応できます。
• 会議室…PTA室では狭いときなど、2階会議室が利用できます。1階会議室は学校への不意の来客時に利用しますので、基本的には利用できません。

※利用する前に、副校長に一言断ってからご利用ください。

※鍵は職員室にあります。

※印刷機・パソコンは、利用規約に則って使用してください。

※冬場は、電気ヒーターを使用できます。

※どの施設も、利用後は利用前の状態に戻し、簡単な清掃をしてください。
　利用の際に出たゴミは、持ち帰っていただくことが原則です。印刷の際に出たゴミは、PTA室のゴミ箱に捨ててください。

※最後に必ず、火の始末、電源の始末、戸締りの確認をお願いします。

お知らせなどの印刷物作成について／原稿を作る際の注意点

◆原稿のサイズ

印刷機のあるPTA室にはB5とA4サイズの用紙があります。印刷機で拡大縮小も可能ですが、B5、A4サイズで原稿を作ると良いでしょう。
原稿サイズはB4が最大です。A3は使えません。

◆原稿の濃さ

鉛筆での手書きの原稿は、印刷機では薄くてうまく印刷できないことがあるので注意が必要です。

◆原稿の書き方

サンプル原稿はこちら

◆原稿のチェック

印刷する前に、必ず原稿のチェックを受けてください。

※PTA全体に配布する印刷物の場合　⇒　PTA会長、副校長の順でチェックを受けます。

※クラスや学年単位で配布する印刷物の場合　⇒　学級担任、学年主任、副校長の順でチェックを受けます。

印刷・配布について

◆PTA関連の印刷

PTA室の印刷機を使用します。コピー機の使用は20枚までです。それ以上は印刷機をお使いください。

印刷機使用の際は、印刷日時・印刷枚数を事前に本部役員までご連絡ください。

印刷の手順、印刷機の使い方は、備え付けの説明書をご覧ください。

※経費節約のため、両面印刷にしてください。

※印刷枚数は、必要枚数に予備を「各クラス１枚と予備ボックス２枚」を足して印刷してください。印刷機後ろの壁に、児童数、家庭数を表示してあります。

※インク切れ、白紙の在庫が3束以下、エラーが出るなどの故障の際には、責任を持って本部役員にご連絡ください。

◆配布

配布用のシート(引き出しの中)にクラスや枚数などを記入し、クラスごとに分けたおたよりと一緒に輪ゴムで閉じます。
閉じたおたよりは、保健室前にある各クラスの配布ボックス(予備2枚は予備ボックス)に入れてください。

先生用は、副校長にお渡しください。

◆読み聞かせの印刷

読み聞かせに関する印刷は、職員室前の印刷室で行ってください。

※印刷前に職員室に一声かけて使用許可を取ってください。
※クラスや学年に配布するおたよりは、学級担任、学年主任、副校長の順でチェックを受けてください。

パソコンの使用について

PTA室のパソコンには、ワード、エクセル、ホームページビルダーなどが入っています。PTAに関わる文書作成などにご使用ください。
インターネットには接続していません。使い方は備え付けてあります。

※PCからコピー機にプリントアウトができます。
※最後の人は必ず電源を切ってください。

◆データの保存

PCにデータを一時保存したいときは、デスクトップの画面左にある各部のフォルダを選んで保存してください。大勢の方が利用するので誤消去の可能性を念頭に置き、データは各自USBメモリなどにもコピーし、責任をもって管理してください。
使用後は、基本的にデータは残さずに持ち帰ってください。
※USBメモリとCD-Rが使用できます。

活動費の使い方と領収書について

◆活動費

年度始めに各部から必要な経費を本部に提出していただき、総会にて承認を得ることで活動費がおります。
必要に応じて使用すればよいので、無理に使い切る必要はありません。

専門部・委員会の会計は、請求者(購入者)にPTAの『請求書・領収書』用紙に記入してもらい、裏面に店舗発行の領収書を貼り付け、精算してください。その際、『請求書・領収書』の領収書部分に請求者の署名捺印がされていることを必ず確認します。

上記の『請求書・領収書』用紙を貼り付けたノート、内訳を記載した帳簿、出納帳を会計監査のときに提出してください。

※活動費は、PTA活動に関わる費用に使用してください。一部の人に対しての活動や物品の購入には使用しないでください。

※コピー機の使用でコンビニなどを利用した場合は、領収書をもらえば活動費として認められます。

※活動費として認められるかどうか迷う場合には、事前に本部会計にご相談ください。

◆領収書のあて先

「鶴川第三小学校PTA・各部の名前」

※必ず明記してください。